Już od stycznia pracodawców czeka kolejna e-rewolucja. Tym razem chodzi o e-akta. Będzie łatwiej, bo zmieni się zakres danych jakie przedsiębiorca będzie przekazywać do ZUS. Jednak żeby poczuć korzyści, pracodawcy muszą dostosować programy kadrowo-płacowe do nowych zasad.
Jeśli przedsiębiorca lub biuro rachunkowe działające w jego imieniu, korzysta z programu kadrowo-płacowego, który nie rejestruje danych wymaganych przepisami wchodzącymi w życie już 1 stycznia 2019 r., powinni jak najszybciej dostosować swoje oprogramowanie. To sugestia nie tylko dla przedsiębiorców, ale też dla producentów oprogramowania kadrowo-płacowego, z którego korzystają też opolscy pracodawcy.
Opolski ZUS zapewnia firmy i przedsiębiorców, że do zmian w dokumentach przekazywanych do Zakładu w związku z projektem e-akta, na bieżąco będzie dostosowany program Płatnik i e-Płatnik. Oferuje też bezpłatne szkolenia dla firm i biur rachunkowych
z całego województwa opolskiego.
– W grudniu i styczniu organizujemy szkolenia we wszystkich naszych placówkach w regionie. Opowiemy na czym polega projekt e-akta, jaki jest okres przechowywania akt pracowniczych i jakie będą zmiany w składanych dokumentach już w nowym roku. Wyjaśnimy też nowości w programie Płatnik i e-Płatnik – Radosław Siczewski, Naczelnik Wydziału Obsługi Klientów i Korespondencji w opolskim ZUS.
Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy będą przechowywali dokumentację pracowniczą nowo zatrudnionych tylko przez 10 lat, a nie przez 50 lat. Głównym założeniem reformy jest skrócenie okresu przechowywania akt osobowych i możliwość ich elektronizacji. Krócej i taniej dla pracodawców, a bezpieczniej dla pracowników – to główne zalety zmian.
Obecnie pracodawca nie ma innego wyjścia, jak tylko przechowywać akta osobowe pracowników w formie papierowej. Od nowego roku sam zdecyduje czy przechowywać i archiwizować je w papierze czy elektronicznie. Na pewno jednak dokumenty pracownika zatrudnionego po 1 stycznia 2019 r. będzie musiał „trzymać” jedynie przez 10 lat, tj. do końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia. E-Akta pozwolą też firmie skrócić o 40 lat przechowywanie dokumentacji osób zatrudnionych w latach 1999 -2018.
– Szkolenia będą prowadzone pod hasłem „Prościej, taniej, e-akta”, a zapisywać można się od zaraz. Na stronie internetowej ZUS, w zakładce Wydarzenia i szkolenia, chętni znajdą terminy szkoleń w swoim mieście powiatowym oraz numer telefonu i adres e-mail do kontaktu. Spodziewamy się dużego zainteresowania, więc lepiej nie zwlekać do ostatniej chwili – Sebastian Szczurek, regionalny rzecznik prasowy ZUS w województwie opolskim.
Dotychczas w Polsce obowiązywał jeden z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej, czyli 50 lat. Dla porównania w Finlandii jest ona przechowywana przez 10 lat, a w Danii zaledwie 5. W Czechach długość okresu przechowywania zależy od rodzaju dokumentacji pracowniczej.
Więcej informacji na temat zakresu danych, jakie będą wykorzystywane w nowych raportach ZUS RIA i ZUS RPA oraz zmian wprowadzonych w formularzach ZUS ZWUA, ZUS DRA, informacji rocznej oraz miesięcznej dla osoby ubezpieczonej można znaleźć na stronie www.zus.pl oraz www.e-akta.gov.pl
