Już od 1 lutego polski biznes wchodzi w nową erę. Koniec z „fakturami w PDF-ie” wysyłanymi mailem czy papierowymi arkuszami, które giną w czeluściach segregatorów. Nadchodzi KSeF – cyfrowy strażnik naszych rozliczeń, który jednych obejmie już za chwilę, a innym da jeszcze chwilę oddechu. Wyjaśniamy, o co w tym wszystkim chodzi, byś nie obudził się z ręką w… pustej skrzynce odbiorczej.
Pamiętacie czasy, gdy faktury wypisywało się ręcznie na bloczkach z kalką? KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to taki sam skok cywilizacyjny, tylko w drugą stronę – całkowicie w chmury. W skrócie: to wielka, państwowa platforma, przez którą przejdzie każda faktura wystawiona między firmami. System ją sprawdzi, nada jej numer, „ostempluje” i przekaże nabywcy. Bez pośredników, bez znaczków pocztowych i bez tłumaczenia, że „faktura utknęła w spamie”.
Kogo i kiedy to dotknie? Trzy kroki rewolucji
Państwo nie rzuca nas na głęboką wodę wszystkich naraz. Harmonogram jest rozpisany na trzy etapy, w zależności od tego, jak duży biznes prowadzisz:
-
Etap 1: Od 1 lutego 2026. To czas dla „gigantów”. Jeśli Twoja firma w 2024 roku wykręciła sprzedaż powyżej 200 mln złotych (brutto), to już za kilka dni KSeF staje się Twoim jedynym domem.
-
Etap 2: Od 1 kwietnia 2026. Tu do gry wchodzą małe i średnie przedsiębiorstwa oraz większość jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG).
-
Etap 3: Od 1 stycznia 2027. To taryfa ulgowa dla najmniejszych. Jeśli prowadzisz malutką firmę i Twoja miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tysięcy złotych, masz jeszcze rok na oswojenie się z myślą o systemie.
Uwaga na haczyk: Odbieranie faktur dotyczy każdego!
To najważniejszy punkt programu: nawet jeśli Ty zaczniesz wystawiać faktury w KSeF dopiero w kwietniu albo za rok, to moduł do ich odbierania musisz mieć gotowy już 1 lutego. Dlaczego? Bo jeśli Twoim dostawcą jest duża firma (z tej pierwszej grupy), to ona od lutego wyśle Ci fakturę wyłącznie przez system. Musisz mieć jak ją odebrać!
Jak wejść do systemu? To nie dzieje się samo
Do KSeF-u nie zostaniesz wpisany z automatu. Musisz „zapukać do drzwi”:
-
Jeśli jesteś „na swoim” (JDG): Logujesz się przez Profil Zaufany, podpis kwalifikowany lub pieczęć elektroniczną.
-
Jeśli prowadzisz spółkę, stowarzyszenie lub wspólnotę: Musisz złożyć formularz ZAW-FA. To upoważnienie, dzięki któremu system „pozna” osobę odpowiedzialną za faktury w Twoim imieniu. Na Opolszczyźnie zrobiło to na razie tylko 40% podmiotów – czas goni!
Co z fakturami dla „zwykłych ludzi” (B2C)?
Tu mamy dobrą wiadomość. Jeśli sprzedajesz towar pani Kowalskiej, która nie prowadzi firmy, nie musisz korzystać z KSeF. Faktury dla osób fizycznych (konsumentów) pozostają dobrowolne. Możesz je wystawić „po staremu” – na papierze lub w PDF. Tak samo, jeśli kupujesz coś prywatnie na swoje nazwisko, a nie na firmowy NIP – ta transakcja nie trafi do centralnego systemu.
Gdzie szukać ratunku?
Jeśli czujesz, że technologia Cię przerasta, skarbówka wyciąga rękę. W najbliższą oraz kolejną sobotę (31 stycznia) urzędy skarbowe będą otwarte od 9:00 do 15:00. Co więcej, w przyszłym tygodniu urzędnicy będą dyżurować aż do godziny 20:00. Możesz też zajrzeć na stronę ksef.podatki.gov.pl.
Nie czekaj do ostatniej minuty stycznia. Sprawdź swój dostęp do Profilu Zaufanego i upewnij się, że Twój program księgowy „gada” z systemem KSeF. Lepiej teraz poświęcić wieczór na konfigurację, niż w lutym tłumaczyć się kontrahentom, że faktura „nie chce przejść”.
Grafika: Poradnik Przedsiębiorcy
